Как осуществляется оцифровка документов для создания электронного архива?

В эпоху стремительной цифровизации и автоматизации многие компании стремятся перевести свою документацию в электронный формат. Создание полноценных электронных архивов позволяет оптимизировать работу с большими массивами информации, ускорить поиск и обработку данных, сократить расходы на хранение. Заказать оцифровку документов https://beorg.ru/tech-docs/ сегодня легко можно в специализированных компаниях.

Этапы и особенности оцифровки

Процесс перевода бумажных документов в цифровой вид называется оцифровкой или сканированием. Для реализации проектов по оцифровке архивов чаще всего привлекаются специализированные аутсорсинговые компании.

Технология оцифровки на примере договорной документации предприятия:

• Подготовительный этап. Перед стартом непосредственного сканирования проводится инвентаризация имеющихся документов, анализ их состояния, структурирование по типам, хронологии или тематике. Определяется общее количество листов. Документы подвергаются очистке от пыли, закладок, скрепок. При необходимости удаляются лишние отметки, пометки, исправляются повреждения.


• Процесс сканирования. Сканирование ведется на высокоскоростных промышленных сканерах производительностью от 30 до 100 листов в минуту. Для обеспечения четкого качества изображения документы сканируются в монохромном (черно-белом), оттенках серого или цветном варианте с разрешением 300-600 dpi. На этапе сканирования выполняются оптическое распознавание текста (OCR) для возможности поиска в электронных копиях документов и атрибутирование - присвоение метаданных (названия, даты, номера и пр.).


• Обработка отсканированных изображений. После сканирования изображения проходят обработку - кадрирование, поворот, выравнивание, цветокоррекцию. Устраняются имеющиеся дефекты, шумы. Проверяется читаемость текста. Далее выполняется верификация - сверка электронных копий с оригиналами документов на предмет соответствия содержания, комплектности.

После обработки изображения объединяются в единую базу электронного архива. Документы структурируются в соответствии с заданной системой хранения.